Onnistuuko muutos?


Liikemaailma toteuttaa joka hetki Herakleitoksen yli kaksituhatta vuotta vanhaa filosofiaa: vain muutos on pysyvää.

Yritysten elinehto on kyky jatkuvaan muutokseen, sopeutumiseen ja uusiutumiseen. Meille kaikille tuttu Nokia kärvistelee jonkinlaisessa pysähtyneisyydessään. Tuore toimitusjohtaja Stephen Elop totesikin eilen: “Lyhyesti sanottuna toimialamme on muuttunut, ja nyt on aika Nokian muuttua nopeammin”.

Muutokseen pakottaa suurimmillaan maailmantalouden heilahtelut, teknologiamurrokset tai suuret yritysjärjestelyt. Sopeutumispaineita aiheuttaa vaikkapa tietojärjestelmien uusiminen, henkilöstöravintoloitsijan vaihtuminen tai yksittäisen avainhenkilön siirtyminen toisiin tehtäviin.

Useimmille muutoksille yhteistä on se, että ne lähtevät ihmisistä ja kohdistuvat ihmisiin: yrityksen henkilökuntaan, asiakkaisiin, sidosryhmiin, kilpailijoihin, perheeseen, ystäviin, … yllättävän laaja joukko!

Olen työssäni ollut mukana monessa muutoshankkeessa, osa pieniä, jotkut isoa kansainvälistä yritystä ravistelevia järjestelyitä. Seuraavassa muutamia ajatuksia ja oppeja matkani varrelta.

Yksinkertaista!

Suuret muutoshankkeet koostuvat useista osaprojekteista (kuten muun muassa John Kotter on esittänyt). Meille, jotka olemme päivittäin tekemisissä niiden kanssa, niiden keskinäiset suhteet ovat (useimmiten) selkeitä, mutta entä tiimimme ytimen ulkopuolella oleville? Heitä emme saa sokaista ja väsyttää pikkutarkoilla yksityiskohdilla. Tiivistä, yksinkertaista ja liitä muutokset päivittäisiin tehtäviin, niin saat viestisi perille.

Vältä hankkeen sisäisiä muutoksia vain muutoksen vuoksi – niille pitää olla kestävät, hyväksyttävät ja ymmärrettävät perustelut.

Älä päästä muutoshanketta laajenemaan hallitsemattomasti. Hyvin johdettu ja tuloksellinen hanke saa arvostusta ja samalla imee lisätehtävää puoleensa magneetin tavoin. Jotta hallitset aikataulun ja kulut, kaikkea ei kannata eikä voi ahtaa samaan hankkeeseen.

Ole kurinalainen ja järjestelmällinen. Sovi hanketiimin sisäistä työskentelytavoista, tavoitteista ja (lisäarvoa tuovista) mittareista – ja pidä niistä kiinni. Älä kuitenkaan pakota kaikkia samaan muottiin: mieti, mitkä käytännöt ja työkalut ovat tarpeellisia, ja mitkä vain ärsyttävää byrokratiaa.

Sovi roolit ja vastuut selkeästi. On vaikea löytää muuta niin turhauttavaa seikkaa muutoshankkeessa kuin ympäripyöreät ja epäselvät toimenkuvat, joiden taakse voi vetäytyä, jos asioita jää tekemättä.

Yhdellä lauseella: Vältä asioiden ’teknistämistä’.

Sitouta sidosryhmät ja avainhenkilöt!

On helppoa sulkeutua pätevän hanketiimin sisälle ja uskoa, että ”kyllä ne asiat ’siellä muualla’ hoituvat, kunhan me hoidamme projektimme”. Älä lankea tähän harhaan!

Muutoksen onnistumiseen tarvitaan oman tiimin lisäksi paljon muita: asiakkaat, kollegat, mielipidejohtajat, yrityksen johto,  prosessien omistajat, poliittiset päättäjät, yhteiskunnalliset vaikuttajat, lobbarit … lista on lähes rajaton.

Sidosryhmät – ja henkilöt niiden sisällä – ovat erilaisia ja edellyttävät yksilöllisiä suunnitelmia ja toimenpiteitä. Niitä ei voi eikä saa käsitellä massana.  Se saattaa johtaa jopa lähtötilannetta huonompaan lopputulokseen. Älä myöskään unohda käsitellä muutokseen liittyviä helposti piilossa olevia tunteita.

Varmista, että muutokseen liittyvä avainhenkilöiden koulutus käynnistyy ajoissa. Pidä huolta myös siitä, että koulutustavoitteet liitetään henkilökohtaisiin kehityssuunnitelmiin ja että niiden toteutumista seurataan.

Muista siis: Säännöllinen ja järjestelmällinen sidosryhmäarviointi ja yksilöihin kohdistetut sitouttamistoimet.

Ole näkyvä!

Omalla esimerkilläsi voit parhaiten edistää muutoshankkeen onnistumista ja vahvistaa itse muutosta.

Tapaa kasvokkain sekä hanketta toteuttavia että sen vaikutuspiirissä olevia. Näytä käytännössä, mitä muutoksia on tulossa ja kuinka ne näkyvät kohderyhmälle. Jos virtuaalisuus on osa yrityksen hyväksyttyä toimintatapaa, käytä sitäkin, mutta älä luota pelkästään siihen. ”Kädestä pitäen, paikalla näyttäen” esimerkki on aina vahvempi.

Käytä kaikkia tiedottamisen kanavia: sähköposti, intra- ja internet, blogit, wikit, twiitit; sisäiset tiedotteet, henkilöstö- ja asiakaslehdet, ammatti- ja sanomalehdet; kokoukset, hissimatkat,  kahvilakeskustelut; tekstit, kuvat, videot, julisteet, kortit… mieluummin liian monia kanavia kuin vain muutamia.

Pidä sidosryhmien kiinnostus korkealla. Tässä auttaa erinomaisesti esimerkit ja kertomukset onnistuneista muutoksista. Ala kerätä näitä heti hankkeen alusta alkaen. Pienistä menestyksen puroista kasvaa esimerkin voimalla iso vuoksi.

Jotta asiat eivät unohtuisi: toista, toista, toista.

Intohimo on sallittua, jopa suotavaa!

Mikä roolisi muutoshankkeessa onkaan, suhtaudu siihen intohimoisesti. Anna intohimosi näkyä ajattelussasi, suunnitelmissa, keskusteluissa, toteutuksessa ja viestinnässä. Älä arastele sitä, innostus tarttuu.

Suhtaudu intohimolla, jopa terveellä mustasukkaisuudella muutoshankkeen rahoitukseen – tarvittaessa taistele sen puolesta.

Hanke onnistuu yksilöiden toteuttamana tiimityönä. Arvosta heitä, anna tilaisuus kokemusten jakoon ja yhteiseen oppimiseen.

Lopuksi:  pidä hauskaa – iloisuus kantaa pitkälle!

About Olli Laasanen

Eyes and ears open. New and old. Jobs and hobbies. Pictures and music. Entertaining and serious. Change and stability. Nature and urban.
This entry was posted in Yhteiskunta and tagged , , , , , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s